{"id":19139,"date":"2025-04-15T01:02:00","date_gmt":"2025-04-15T00:02:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/?p=19139"},"modified":"2025-04-10T11:47:18","modified_gmt":"2025-04-10T10:47:18","slug":"plazos-conservacion-datos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/es\/plazos-conservacion-datos\/","title":{"rendered":"Plazos de conservaci\u00f3n de datos"},"content":{"rendered":"\n<p>En la era digital, los datos se han convertido en uno de los activos m\u00e1s valiosos para las organizaciones. Sin embargo, con este valor viene una gran responsabilidad: la gesti\u00f3n adecuada de la informaci\u00f3n, especialmente en lo que respecta a su conservaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n. Los plazos de conservaci\u00f3n de datos son un aspecto cr\u00edtico de la privacidad y la seguridad de la informaci\u00f3n, y su incumplimiento puede tener consecuencias legales, financieras y reputacionales graves. En este art\u00edculo, exploraremos en profundidad qu\u00e9 son los plazos de conservaci\u00f3n de datos, por qu\u00e9 son importantes, c\u00f3mo se determinan y las mejores pr\u00e1cticas para cumplir con ellos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 son los plazos de conservaci\u00f3n de datos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Los plazos de conservaci\u00f3n de datos se refieren al per\u00edodo de tiempo durante el cual una organizaci\u00f3n debe almacenar ciertos tipos de informaci\u00f3n antes de proceder a su eliminaci\u00f3n o destrucci\u00f3n<br>segura. Estos plazos no son arbitrarios; est\u00e1n definidos por leyes, regulaciones, normas sectoriales y, en algunos casos, por pol\u00edticas internas de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>La conservaci\u00f3n de datos no solo implica guardar informaci\u00f3n, sino tambi\u00e9n asegurarse de que esta se mantenga accesible, \u00edntegra y protegida durante el tiempo requerido. Una vez que expira el plazo<br>de conservaci\u00f3n, los datos deben ser eliminados de manera segura para evitar riesgos de privacidad o seguridad.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfPor qu\u00e9 son importantes los plazos de conservaci\u00f3n de datos?<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Cumplimiento legal y normativo<\/strong>: Las leyes de protecci\u00f3n de datos, como el Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos (RGPD) en la Uni\u00f3n Europea, establecen requisitos espec\u00edficos sobre cu\u00e1nto tiempo se pueden conservar los datos personales. El incumplimiento de estos plazos puede resultar en multas significativas y sanciones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Protecci\u00f3n contra riesgos de seguridad<\/strong>: Los datos que ya no son necesarios pero que se conservan indebidamente pueden convertirse en un objetivo para ciberataques, fugas de informaci\u00f3n o accesos no autorizados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Preservaci\u00f3n de la confianza del cliente<\/strong>: Los usuarios conf\u00edan en que las organizaciones manejen sus datos de manera responsable. Cumplir con los plazos de conservaci\u00f3n refuerza esta confianza y demuestra un compromiso con la privacidad.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfC\u00f3mo se determinan los plazos de conservaci\u00f3n de datos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Los plazos de conservaci\u00f3n no son uniformes; var\u00edan seg\u00fan el tipo de datos, la jurisdicci\u00f3n y el sector. A continuaci\u00f3n, se enumeran los factores clave que influyen en su determinaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Regulaciones espec\u00edficas:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Distintas leyes establecen plazos espec\u00edficos para ciertos tipos de datos. A modo de ejemplo tenemos que:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/doue\/2016\/119\/L00001-00088.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>RGPD<\/strong><\/a> establece que los datos personales solo deben conservarse durante el tiempo necesario para cumplir con el prop\u00f3sito para el que fueron recopilados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En el \u00e1mbito de Recursos Humanos:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Los contratos, datos de los trabajadores temporales y la documentaci\u00f3n de indemnizaci\u00f3n por despido seg\u00fan la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden social los datos deben ser guardados durante 5 a\u00f1os.<\/p>\n\n\n\n<p>o Las n\u00f3minas de los trabajadores tambi\u00e9n deben ser guardadas durante un plazo de 5 a\u00f1os en cuanto a la responsabilidad civil por posibles reclamaciones de empleados o exempleados.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En relaci\u00f3n con los clientes:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Las facturas deben ser guardadas 10\/15 a\u00f1os seg\u00fan la normativa contable, c\u00f3digo de comercio, normativa IVA, LIS y la Ley de Blanqueo de Capitales.<\/p>\n\n\n\n<p>o Los contratos entre clientes se deben guardar 5\/10\/15 a\u00f1os seg\u00fan la Prescripci\u00f3n C\u00f3digo Civil, Ley de Blanqueo de Capitales y C\u00f3digo Penal.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En relaci\u00f3n con los proveedores:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Las facturas hay que guardarlas 10 a\u00f1os seg\u00fan C\u00f3digo Penal, normativa contable, c\u00f3digo de comercio, normativa IVA, LIS.<\/p>\n\n\n\n<p>o Contratos deben guardarse 5 a\u00f1os seg\u00fan el C\u00f3digo Civil.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En relaci\u00f3n con la videovigilancia y el control de acceso:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Videovigilancia se deben guardar 30 d\u00edas seg\u00fan la Instrucci\u00f3n de Videovigilancia.<\/p>\n\n\n\n<p>o Lista de visitantes se guardar\u00e1n durante 30 d\u00edas seg\u00fan la Instrucci\u00f3n de control de Acceso a edificios.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En relaci\u00f3n con los datos de contabilidad:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Libros y Documentos contables, estados financieros, informes de auditor\u00edas, acuerdos socios y consejos de administraci\u00f3n, estatutos de la sociedad, actas y registro y documentos relacionados con subvenciones, se guardar\u00e1n por un per\u00edodo de 6 a\u00f1os seg\u00fan el C\u00f3digo de Comercio y la Ley General de Subvenciones.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En el \u00e1mbito fiscal:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Llevanza de la administraci\u00f3n de la empresa, derechos y obligaciones relativos al pago de impuestos se guardar\u00e1n durante 10 a\u00f1os seg\u00fan la Ley General Tributaria y C\u00f3digo Penal.<\/p>\n\n\n\n<p>o Informaci\u00f3n sobre el establecimiento de precio intragrupo se guardar\u00e1n 18 a\u00f1os; 8 a\u00f1os transacciones intragrupo para los acuerdos de precio seg\u00fan la Ley Impuesto de Sociedades.<\/p>\n\n\n\n<p>o Administraci\u00f3n de pagos de dividendos y retenciones fiscales se guardar\u00e1n durante 10 a\u00f1os seg\u00fan la Ley General Tributaria.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En el \u00e1mbito de la Seguridad y Salud:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Los registros m\u00e9dicos de trabajadores se guardar\u00e1n durante 5 a\u00f1os seg\u00fan la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En relaci\u00f3n con las compras:<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>o Registro de todas las entregas de bienes o prestaci\u00f3n de servicios, adquisiciones intracomunitarias, importaciones y exportaciones a efectos de IVA se deben guardar durante 5 a\u00f1os seg\u00fan el C\u00f3digo civil.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"2\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Finalidad del tratamiento:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>El plazo de conservaci\u00f3n debe estar alineado con la finalidad para la que se recopilaron los datos. Por ejemplo, los datos de clientes para una transacci\u00f3n comercial pueden conservarse durante el tiempo necesario para gestionar la garant\u00eda del producto, pero no indefinidamente.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"3\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Contratos y obligaciones legales:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>En algunos casos, los plazos de conservaci\u00f3n pueden estar definidos por contratos con clientes, proveedores o socios comerciales. Por ejemplo, un contrato de servicios puede requerir la conservaci\u00f3n de ciertos datos durante la vigencia del acuerdo y unos a\u00f1os despu\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"4\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Necesidades operativas:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Las organizaciones pueden establecer plazos de conservaci\u00f3n basados en sus propias necesidades operativas, siempre que no entren en conflicto con las leyes aplicables. Por ejemplo, una empresa podr\u00eda decidir conservar datos de empleados durante 5 a\u00f1os despu\u00e9s de que finalice su relaci\u00f3n laboral para gestionar posibles reclamaciones.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"5\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Criterios sectoriales:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Algunos sectores tienen normas espec\u00edficas. Por ejemplo, en el sector bancario, los registros de transacciones deben conservarse durante per\u00edodos m\u00e1s largos para cumplir con las regulaciones antilavado de dinero.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gesti\u00f3n de plazos de conservaci\u00f3n de datos.<\/h2>\n\n\n\n<p>Gestionar los plazos de conservaci\u00f3n de datos no es una tarea sencilla. Algunos de los principales desaf\u00edos incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Complejidad normativa:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Las organizaciones que operan en m\u00faltiples jurisdicciones deben cumplir con una variedad de leyes y regulaciones, lo que puede resultar en plazos de conservaci\u00f3n contradictorios.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"2\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Volumen de datos:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Con el crecimiento exponencial de los datos, identificar cu\u00e1les deben conservarse y cu\u00e1les deben eliminarse puede ser abrumador.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"3\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Tecnolog\u00eda obsoleta:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Algunas organizaciones a\u00fan dependen de sistemas legacy que no est\u00e1n dise\u00f1ados para gestionar plazos de conservaci\u00f3n de manera eficiente.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"4\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Falta de concienciaci\u00f3n:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>En muchas organizaciones, los empleados no est\u00e1n suficientemente informados sobre la importancia de los plazos de conservaci\u00f3n, lo que puede llevar a errores en la gesti\u00f3n de datos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Mejores pr\u00e1cticas para cumplir con los plazos de conservaci\u00f3n de datos<\/h2>\n\n\n\n<p>Para garantizar el cumplimiento de los plazos de conservaci\u00f3n de datos, las organizaciones pueden adoptar por las siguientes mejores pr\u00e1cticas:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Realizar un inventario de datos:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Identificar el <a href=\"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/es\/ciclo-vida-datos\/\">ciclo de vida<\/a> de los datos personales que recogemos, es decir, qu\u00e9 tipos de datos se recopilan, d\u00f3nde se almacenan, cu\u00e1l es su finalidad, si hay cesiones de datos y la destrucci\u00f3n de los mismos. Este inventario es el primer paso para determinar los plazos de conservaci\u00f3n aplicables.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"2\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Establecer una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n de datos:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Desarrollar una pol\u00edtica interna que defina los plazos de conservaci\u00f3n para cada tipo de datos, bas\u00e1ndose en las leyes aplicables y las necesidades operativas.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"3\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Automatizar procesos:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Utilizar herramientas de gesti\u00f3n de datos que permitan automatizar la eliminaci\u00f3n de datos una vez que expire su plazo de conservaci\u00f3n. Esto reduce el riesgo de errores humanos.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"4\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Capacitar al personal:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Asegurarse de que todos los empleados comprendan la importancia de los plazos de conservaci\u00f3n y c\u00f3mo aplicarlos en su trabajo diario.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"5\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Auditar regularmente:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Realizar auditor\u00edas peri\u00f3dicas para verificar que los plazos de conservaci\u00f3n se est\u00e1n cumpliendo y que los datos se eliminan de manera segura.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"6\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Documentar todo:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Mantener registros detallados de las decisiones relacionadas con la conservaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n de datos. Esto puede ser \u00fatil en caso de una inspecci\u00f3n o auditor\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"7\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Colaborar con expertos:<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Consultar a abogados especializados en protecci\u00f3n de datos y expertos en cumplimiento normativo para asegurarse de que las pol\u00edticas de conservaci\u00f3n est\u00e9n alineadas con las leyes aplicables.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Consecuencias del incumplimiento<\/h2>\n\n\n\n<p>No cumplir con los plazos de conservaci\u00f3n de datos puede tener graves consecuencias, entre las que se incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Multas y sanciones<\/strong>: Las autoridades de protecci\u00f3n de datos pueden imponer multas significativas. Por ejemplo, bajo el RGPD, las multas pueden alcanzar hasta el 4% del volumen de negocios anual de una empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Da\u00f1o reputacional<\/strong>: Las violaciones de privacidad pueden da\u00f1ar la reputaci\u00f3n de una organizaci\u00f3n y erosionar la confianza de los clientes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Riesgos legales<\/strong>: Conservar datos m\u00e1s all\u00e1 del plazo requerido puede exponer a una organizaci\u00f3n a demandas o reclamaciones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Costos innecesarios<\/strong>: Almacenar datos obsoletos aumenta los costos de almacenamiento y gesti\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Conclusi\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Los plazos de conservaci\u00f3n de datos son un aspecto fundamental de la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n en la era digital. Cumplir con estos plazos no solo es una obligaci\u00f3n legal, sino tambi\u00e9n una pr\u00e1ctica esencial para proteger la privacidad, optimizar recursos y mantener la confianza de los clientes. Las organizaciones deben tomar un enfoque proactivo, implementando pol\u00edticas claras, utilizando tecnolog\u00eda adecuada y capacitando a su personal para garantizar que los datos se conserven y eliminen de manera responsable. En un mundo donde los datos son cada vez m\u00e1s valiosos, su gesti\u00f3n adecuada es clave para el \u00e9xito y la sostenibilidad de cualquier organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Autora: <strong>Mariona Heredia<\/strong>, Abogada.<\/p>\n\n\n\n<p>Si necesitas m\u00e1s informaci\u00f3n, \u00a1contacta con nosotros!:<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-contact-form-7-contact-form-selector\"><p class=\"wpcf7-contact-form-not-found\"><strong>Error:<\/strong> Formulario de contacto no encontrado.<\/p><\/div>\n\n\n\n<p><strong>Denominaci\u00f3n social:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>LEGAL IT GLOBAL 2017, SLP<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Finalidad:<\/strong><br>Prestar el servicio.<\/p>\n\n\n\n<p>Env\u00edo del Bolet\u00edn informativo.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Legitimizaci\u00f3n:<\/strong><br>Cumplimiento de la prestaci\u00f3n del servicio.<\/p>\n\n\n\n<p>Consentimiento.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Destinatarios:<\/strong> Tus datos no ser\u00e1n compartidos con ning\u00fan tercero, salvo a aquellos proveedores de servicios con los que disponemos de un contrato de servicios vigente.<\/p>\n\n\n\n<p>Consulta la <strong>Pol\u00edtica de Protecci\u00f3n<\/strong> de datos completa a<strong> <a href=\"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/es\/politica-privacidad\/\">aqu\u00ed<\/a><\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En la era digital, los datos se han convertido en uno de los activos m\u00e1s valiosos para las organizaciones. 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