{"id":17433,"date":"2021-11-15T11:34:22","date_gmt":"2021-11-15T10:34:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/?p=17433"},"modified":"2022-02-24T12:27:40","modified_gmt":"2022-02-24T11:27:40","slug":"uso-de-whatsapp-en-el-entorno-laboral","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rosello-mallol.com\/es\/uso-de-whatsapp-en-el-entorno-laboral\/","title":{"rendered":"Uso de Whatsapp en el entorno laboral"},"content":{"rendered":"\n

El uso de Whatsapp en el entorno laboral<\/strong> es un fen\u00f3meno creciente y de dif\u00edcil control por parte de las empresas, lo que, sin duda, arroja multitud de dudas legales en relaci\u00f3n a su grado de cumplimiento del RGPD<\/strong> y la normativa de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPueden mis empleados usar Whatsapp para comunicarse con los clientes? \u00bfY la empresa, puede comunicarse con sus trabajadores por este medio? Y \u00bflos trabajadores pueden compartir informaci\u00f3n de clientes por Whatsapp? \u00bfHay diferencias entre Whatsapp personal y Business? Vayamos por partes.<\/p>\n\n\n\n

Para hacer este an\u00e1lisis creo que es importante diferenciar entre el tipo o tipos de comunicaciones<\/strong> posibles.<\/p>\n\n\n\n

a) Comunicaci\u00f3n unidireccional empresa-clientes o leads.<\/p>\n\n\n\n

b) Comunicaci\u00f3n multidireccional empresa-trabajadores-empresa.<\/p>\n\n\n\n

c) Comunicaci\u00f3n entre trabajadores compartiendo datos o informaci\u00f3n de clientes, pacientes, leads, etc.<\/p>\n\n\n\n

Whatsapp en el entorno laboral: Uso de Whatsapp personal con fines profesionales<\/u><\/span><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De los tres supuestos o situaciones expuestas, la \u00fanica que, a mi juicio, justificar\u00eda el uso del Whatsapp personal con fines profesionales, es la segunda, es decir aquellos casos en que la empresa se comunica con sus trabajadores o \u00e9stos con la propia empresa.<\/p>\n\n\n\n

En estos supuestos, INCIBE<\/a><\/strong> lo explica muy bien: la empresa debe obtener el consentimiento previo de los trabajadores<\/strong> para usar Whatsapp con este fin (igual que si el medio fuera el correo electr\u00f3nico personal). <\/p>\n\n\n\n

A\u00fan habiendo obtenido el consentimiento, la empresa debe tener en cuenta que, al ser un Whatsapp personal, perder\u00e1 el control<\/strong> de cualquier contenido que comparta por lo que debe considerarlo antes de hacerlo.<\/p>\n\n\n\n

El Whatsapp personal est\u00e1 alojado en el tel\u00e9fono personal del trabajador, por lo que, todo lo que se le env\u00ede, ciertamente, quedar\u00e1 bajo su control. Es conveniente en este caso que la empresa valore redactar y aprobar una Pol\u00edtica BYOD<\/strong> o de uso de dispositivos personales con fines profesionales.<\/p>\n\n\n\n

Comunicaciones con clientes o leads<\/u><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

No hay duda que la finalidad principal de Whatsapp Business es la comunicaci\u00f3n con clientes o leads, por lo tanto, esta puede ser una buena herramienta para este fin. En cualquier caso recuerda que las normas de protecci\u00f3n de datos siguen aplic\u00e1ndose y por tanto:<\/p>\n\n\n\n

a) Informa a los clientes<\/strong> que usar\u00e1s este medio para comunicarte con ellos.<\/p>\n\n\n\n

b) Si no son clientes y quieres enviarles comunicaciones comerciales, obt\u00e9n<\/a><\/u> un consentimiento espec\u00edfico<\/strong> para este fin.<\/p>\n\n\n\n

Compartir datos de terceros entre trabajadores de la empresa<\/u><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Whatsapp permite compartir cualquier tipo de informaci\u00f3n, por lo que es realmente sencillo que, dos o m\u00e1s empleados, por facilidad, usen esta aplicaci\u00f3n con este fin. Desde una captura de pantalla de una ficha de un cliente (o de un paciente), hasta fotos, v\u00eddeos o audios donde aparezcan im\u00e1genes o la voz de terceras personas (otros empleados, clientes, etc\u2026). <\/p>\n\n\n\n

Este es, a mi juicio, d\u00f3nde el riesgo por el uso de Whatsapp es mayor y esto no se soluciona con Whatsapp Business:<\/p>\n\n\n\n

Control de la empresa<\/strong>: el RGPD establece claramente que la empresa debe controlar aquellos dispositivos y aplicaciones que se usen para tratar (compartir, transmitir), datos de terceros. Adem\u00e1s, la empresa debe poder auditar y gestionar los permisos de los usuarios con acceso a estos datos.<\/p>\n\n\n\n

Whatsapp (personal) tiene la dificultad importante de que la empresa pierde el control de lo que se comparte y de qui\u00e9n tiene acceso a esta informaci\u00f3n. Whatsapp Business no soluciona de forma eficiente ninguno de estos problemas.<\/p>\n\n\n\n

Es importante recordar como regla general, que la empresa debe autorizar<\/strong> a los trabajadores el uso de Whatsapp (personal o Business) y que, si no lo ha hecho, este uso est\u00e1 prohibido<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfD\u00f3nde est\u00e1n los datos?<\/strong>: des del momento que se comparten datos por Whatsapp (personal o Business), el prestador del servicio (Whatsapp o Facebook), se convierte en un encargado del tratamiento sometido al RGPD. <\/p>\n\n\n\n

Esto implica: (1) que debe firmarse<\/strong>, o al menos aceptarse, un contrato con las condiciones del art. 28 RGPD y (2) que si los datos se alojan fuera de la UE, se aplican las normas y reglas de las transferencias internacionales de datos<\/strong>. Las condiciones y pol\u00edticas de privacidad de Whatsapp, sin duda, no prev\u00e9n ninguno de estos puntos.<\/p>\n\n\n\n

Whatsapp en el entorno laboral: Conclusiones para tu empresa<\/u><\/span><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

a) Controla qu\u00e9 aplicaciones se utilizan<\/strong> para comunicarte con tus clientes, leads o trabajadores.<\/p>\n\n\n\n

b) Controla c\u00f3mo comparten<\/strong> tus trabajadores informaci\u00f3n de tus clientes, pacientes, etc\u2026<\/p>\n\n\n\n

c) Valora si el uso de Whatsapp o aplicaciones similares es necesario<\/strong> y, si lo es, redacta una Pol\u00edtica de Uso <\/strong>de las mismas, donde se establezcan supuestos autorizados de uso y qu\u00e9 hacer si algo funciona mal.<\/p>\n\n\n\n

Si tienes dudas sobre este o cualquier otro tema, \u00a1no dudes en contactar<\/a><\/strong> con nosotros!<\/p>\n\n\n\n

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