Uso de Whatsapp en el entorno laboral

El uso de Whatsapp en el entorno laboral es un fenómeno creciente y de difícil control por parte de las empresas, lo que, sin duda, arroja multitud de dudas legales en relación a su grado de cumplimiento del RGPD y la normativa de protección de datos.

¿Pueden mis empleados usar Whatsapp para comunicarse con los clientes? ¿Y la empresa, puede comunicarse con sus trabajadores por este medio? Y ¿los trabajadores pueden compartir información de clientes por Whatsapp? ¿Hay diferencias entre Whatsapp personal y Business? Vayamos por partes.

Para hacer este análisis creo que es importante diferenciar entre el tipo o tipos de comunicaciones posibles.

a) Comunicación unidireccional empresa-clientes o leads.

b) Comunicación multidireccional empresa-trabajadores-empresa.

c) Comunicación entre trabajadores compartiendo datos o información de clientes, pacientes, leads, etc.

Whatsapp en el entorno laboral: Uso de Whatsapp personal con fines profesionales

De los tres supuestos o situaciones expuestas, la única que, a mi juicio, justificaría el uso del Whatsapp personal con fines profesionales, es la segunda, es decir aquellos casos en que la empresa se comunica con sus trabajadores o éstos con la propia empresa.

En estos supuestos, INCIBE lo explica muy bien: la empresa debe obtener el consentimiento previo de los trabajadores para usar Whatsapp con este fin (igual que si el medio fuera el correo electrónico personal).

Aún habiendo obtenido el consentimiento, la empresa debe tener en cuenta que, al ser un Whatsapp personal, perderá el control de cualquier contenido que comparta por lo que debe considerarlo antes de hacerlo.

El Whatsapp personal está alojado en el teléfono personal del trabajador, por lo que, todo lo que se le envíe, ciertamente, quedará bajo su control. Es conveniente en este caso que la empresa valore redactar y aprobar una Política BYOD o de uso de dispositivos personales con fines profesionales.

Comunicaciones con clientes o leads

No hay duda que la finalidad principal de Whatsapp Business es la comunicación con clientes o leads, por lo tanto, esta puede ser una buena herramienta para este fin. En cualquier caso recuerda que las normas de protección de datos siguen aplicándose y por tanto:

a) Informa a los clientes que usarás este medio para comunicarte con ellos.

b) Si no son clientes y quieres enviarles comunicaciones comerciales, obtén un consentimiento específico para este fin.

Compartir datos de terceros entre trabajadores de la empresa

Whatsapp permite compartir cualquier tipo de información, por lo que es realmente sencillo que, dos o más empleados, por facilidad, usen esta aplicación con este fin. Desde una captura de pantalla de una ficha de un cliente (o de un paciente), hasta fotos, vídeos o audios donde aparezcan imágenes o la voz de terceras personas (otros empleados, clientes, etc…).

Este es, a mi juicio, dónde el riesgo por el uso de Whatsapp es mayor y esto no se soluciona con Whatsapp Business:

Control de la empresa: el RGPD establece claramente que la empresa debe controlar aquellos dispositivos y aplicaciones que se usen para tratar (compartir, transmitir), datos de terceros. Además, la empresa debe poder auditar y gestionar los permisos de los usuarios con acceso a estos datos.

Whatsapp (personal) tiene la dificultad importante de que la empresa pierde el control de lo que se comparte y de quién tiene acceso a esta información. Whatsapp Business no soluciona de forma eficiente ninguno de estos problemas.

Es importante recordar como regla general, que la empresa debe autorizar a los trabajadores el uso de Whatsapp (personal o Business) y que, si no lo ha hecho, este uso está prohibido.

¿Dónde están los datos?: des del momento que se comparten datos por Whatsapp (personal o Business), el prestador del servicio (Whatsapp o Facebook), se convierte en un encargado del tratamiento sometido al RGPD.

Esto implica: (1) que debe firmarse, o al menos aceptarse, un contrato con las condiciones del art. 28 RGPD y (2) que si los datos se alojan fuera de la UE, se aplican las normas y reglas de las transferencias internacionales de datos. Las condiciones y políticas de privacidad de Whatsapp, sin duda, no prevén ninguno de estos puntos.

Whatsapp en el entorno laboral: Conclusiones para tu empresa

a) Controla qué aplicaciones se utilizan para comunicarte con tus clientes, leads o trabajadores.

b) Controla cómo comparten tus trabajadores información de tus clientes, pacientes, etc…

c) Valora si el uso de Whatsapp o aplicaciones similares es necesario y, si lo es, redacta una Política de Uso de las mismas, donde se establezcan supuestos autorizados de uso y qué hacer si algo funciona mal.

Si tienes dudas sobre este o cualquier otro tema, ¡no dudes en contactar con nosotros!

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