Plazos de conservación de datos

En la era digital, los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las organizaciones. Sin embargo, con este valor viene una gran responsabilidad: la gestión adecuada de la información, especialmente en lo que respecta a su conservación y eliminación. Los plazos de conservación de datos son un aspecto crítico de la privacidad y la seguridad de la información, y su incumplimiento puede tener consecuencias legales, financieras y reputacionales graves. En este artículo, exploraremos en profundidad qué son los plazos de conservación de datos, por qué son importantes, cómo se determinan y las mejores prácticas para cumplir con ellos.

¿Qué son los plazos de conservación de datos?

Los plazos de conservación de datos se refieren al período de tiempo durante el cual una organización debe almacenar ciertos tipos de información antes de proceder a su eliminación o destrucción
segura. Estos plazos no son arbitrarios; están definidos por leyes, regulaciones, normas sectoriales y, en algunos casos, por políticas internas de la organización.

La conservación de datos no solo implica guardar información, sino también asegurarse de que esta se mantenga accesible, íntegra y protegida durante el tiempo requerido. Una vez que expira el plazo
de conservación, los datos deben ser eliminados de manera segura para evitar riesgos de privacidad o seguridad.

¿Por qué son importantes los plazos de conservación de datos?

• Cumplimiento legal y normativo: Las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, establecen requisitos específicos sobre cuánto tiempo se pueden conservar los datos personales. El incumplimiento de estos plazos puede resultar en multas significativas y sanciones.

• Protección contra riesgos de seguridad: Los datos que ya no son necesarios pero que se conservan indebidamente pueden convertirse en un objetivo para ciberataques, fugas de información o accesos no autorizados.

• Preservación de la confianza del cliente: Los usuarios confían en que las organizaciones manejen sus datos de manera responsable. Cumplir con los plazos de conservación refuerza esta confianza y demuestra un compromiso con la privacidad.

¿Cómo se determinan los plazos de conservación de datos?

Los plazos de conservación no son uniformes; varían según el tipo de datos, la jurisdicción y el sector. A continuación, se enumeran los factores clave que influyen en su determinación:

1. Regulaciones específicas:

Distintas leyes establecen plazos específicos para ciertos tipos de datos. A modo de ejemplo tenemos que:

• El RGPD establece que los datos personales solo deben conservarse durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito para el que fueron recopilados.

• En el ámbito de Recursos Humanos:

o Los contratos, datos de los trabajadores temporales y la documentación de indemnización por despido según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden social los datos deben ser guardados durante 5 años.

o Las nóminas de los trabajadores también deben ser guardadas durante un plazo de 5 años en cuanto a la responsabilidad civil por posibles reclamaciones de empleados o exempleados.

• En relación con los clientes:

o Las facturas deben ser guardadas 10/15 años según la normativa contable, código de comercio, normativa IVA, LIS y la Ley de Blanqueo de Capitales.

o Los contratos entre clientes se deben guardar 5/10/15 años según la Prescripción Código Civil, Ley de Blanqueo de Capitales y Código Penal.

• En relación con los proveedores:

o Las facturas hay que guardarlas 10 años según Código Penal, normativa contable, código de comercio, normativa IVA, LIS.

o Contratos deben guardarse 5 años según el Código Civil.

• En relación con la videovigilancia y el control de acceso:

o Videovigilancia se deben guardar 30 días según la Instrucción de Videovigilancia.

o Lista de visitantes se guardarán durante 30 días según la Instrucción de control de Acceso a edificios.

• En relación con los datos de contabilidad:

o Libros y Documentos contables, estados financieros, informes de auditorías, acuerdos socios y consejos de administración, estatutos de la sociedad, actas y registro y documentos relacionados con subvenciones, se guardarán por un período de 6 años según el Código de Comercio y la Ley General de Subvenciones.

• En el ámbito fiscal:

o Llevanza de la administración de la empresa, derechos y obligaciones relativos al pago de impuestos se guardarán durante 10 años según la Ley General Tributaria y Código Penal.

o Información sobre el establecimiento de precio intragrupo se guardarán 18 años; 8 años transacciones intragrupo para los acuerdos de precio según la Ley Impuesto de Sociedades.

o Administración de pagos de dividendos y retenciones fiscales se guardarán durante 10 años según la Ley General Tributaria.

• En el ámbito de la Seguridad y Salud:

o Los registros médicos de trabajadores se guardarán durante 5 años según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

• En relación con las compras:

o Registro de todas las entregas de bienes o prestación de servicios, adquisiciones intracomunitarias, importaciones y exportaciones a efectos de IVA se deben guardar durante 5 años según el Código civil.

2. Finalidad del tratamiento:

El plazo de conservación debe estar alineado con la finalidad para la que se recopilaron los datos. Por ejemplo, los datos de clientes para una transacción comercial pueden conservarse durante el tiempo necesario para gestionar la garantía del producto, pero no indefinidamente.

3. Contratos y obligaciones legales:

En algunos casos, los plazos de conservación pueden estar definidos por contratos con clientes, proveedores o socios comerciales. Por ejemplo, un contrato de servicios puede requerir la conservación de ciertos datos durante la vigencia del acuerdo y unos años después.

4. Necesidades operativas:

Las organizaciones pueden establecer plazos de conservación basados en sus propias necesidades operativas, siempre que no entren en conflicto con las leyes aplicables. Por ejemplo, una empresa podría decidir conservar datos de empleados durante 5 años después de que finalice su relación laboral para gestionar posibles reclamaciones.

5. Criterios sectoriales:

Algunos sectores tienen normas específicas. Por ejemplo, en el sector bancario, los registros de transacciones deben conservarse durante períodos más largos para cumplir con las regulaciones antilavado de dinero.

Gestión de plazos de conservación de datos.

Gestionar los plazos de conservación de datos no es una tarea sencilla. Algunos de los principales desafíos incluyen:

1. Complejidad normativa:

Las organizaciones que operan en múltiples jurisdicciones deben cumplir con una variedad de leyes y regulaciones, lo que puede resultar en plazos de conservación contradictorios.

2. Volumen de datos:

Con el crecimiento exponencial de los datos, identificar cuáles deben conservarse y cuáles deben eliminarse puede ser abrumador.

3. Tecnología obsoleta:

Algunas organizaciones aún dependen de sistemas legacy que no están diseñados para gestionar plazos de conservación de manera eficiente.

4. Falta de concienciación:

En muchas organizaciones, los empleados no están suficientemente informados sobre la importancia de los plazos de conservación, lo que puede llevar a errores en la gestión de datos.

Mejores prácticas para cumplir con los plazos de conservación de datos

Para garantizar el cumplimiento de los plazos de conservación de datos, las organizaciones pueden adoptar por las siguientes mejores prácticas:

1. Realizar un inventario de datos:

Identificar el ciclo de vida de los datos personales que recogemos, es decir, qué tipos de datos se recopilan, dónde se almacenan, cuál es su finalidad, si hay cesiones de datos y la destrucción de los mismos. Este inventario es el primer paso para determinar los plazos de conservación aplicables.

2. Establecer una política de conservación de datos:

Desarrollar una política interna que defina los plazos de conservación para cada tipo de datos, basándose en las leyes aplicables y las necesidades operativas.

3. Automatizar procesos:

Utilizar herramientas de gestión de datos que permitan automatizar la eliminación de datos una vez que expire su plazo de conservación. Esto reduce el riesgo de errores humanos.

4. Capacitar al personal:

Asegurarse de que todos los empleados comprendan la importancia de los plazos de conservación y cómo aplicarlos en su trabajo diario.

5. Auditar regularmente:

Realizar auditorías periódicas para verificar que los plazos de conservación se están cumpliendo y que los datos se eliminan de manera segura.

6. Documentar todo:

Mantener registros detallados de las decisiones relacionadas con la conservación y eliminación de datos. Esto puede ser útil en caso de una inspección o auditoría.

7. Colaborar con expertos:

Consultar a abogados especializados en protección de datos y expertos en cumplimiento normativo para asegurarse de que las políticas de conservación estén alineadas con las leyes aplicables.

Consecuencias del incumplimiento

No cumplir con los plazos de conservación de datos puede tener graves consecuencias, entre las que se incluyen:

• Multas y sanciones: Las autoridades de protección de datos pueden imponer multas significativas. Por ejemplo, bajo el RGPD, las multas pueden alcanzar hasta el 4% del volumen de negocios anual de una empresa.

• Daño reputacional: Las violaciones de privacidad pueden dañar la reputación de una organización y erosionar la confianza de los clientes.

• Riesgos legales: Conservar datos más allá del plazo requerido puede exponer a una organización a demandas o reclamaciones.

• Costos innecesarios: Almacenar datos obsoletos aumenta los costos de almacenamiento y gestión.

Conclusión

Los plazos de conservación de datos son un aspecto fundamental de la gestión de la información en la era digital. Cumplir con estos plazos no solo es una obligación legal, sino también una práctica esencial para proteger la privacidad, optimizar recursos y mantener la confianza de los clientes. Las organizaciones deben tomar un enfoque proactivo, implementando políticas claras, utilizando tecnología adecuada y capacitando a su personal para garantizar que los datos se conserven y eliminen de manera responsable. En un mundo donde los datos son cada vez más valiosos, su gestión adecuada es clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización.

Autora: Mariona Heredia, Abogada.

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