¿Debo responder a los CV para cumplir el RGPD?

Una de las dudas más habituales en las empresas para cumplir el RGPD, es la gestión a la hora de responder a los CV. En algunas ocasiones las empresas organizan procesos de selección pero en muchas otras, los candidatos envían sus CV sin que exista un proceso de selección ni siquiera abierto, a través de mails genéricos que pueden figurar en los distintos canales de comunicación de la empresa, como su web.

En estas circunstancias ya de por si un tanto confusas, a finales de agosto se publicó en distintos medios la noticia que no responder al envío de un CV informando de la Política de Privacidad de la empresa, era sancionable por la AEPD.

¿Cuáles son las circunstancias del caso sancionado?

Efectivamente la AEPD impuso una sanción de 2.000 € a una empresa, por no contestar al envío de un CV remitido por un candidato a través de Whatsapp, pero como siempre, es necesario entender a las circunstancias del caso para comprender bien lo que establece la AEPD.

• La empresa sancionada disponía de un proceso de selección abierto en su web, facilitando a los candidatos distintos medios para enviar sus CV.

• En la web de la citada empresa, donde se encontraba disponible la oferta de trabajo, no se informaba en ningún caso, de la Política de Privacidad en relación a los datos que los candidatos pudieran enviar. Tampoco se informaba de ello una vez el CV había sido remitido por el candidato por cualquiera de los medios disponibles.

• Adicionalmente la empresa, ni atendió al requerimiento previo de la AEPD ni presentó alegaciones en ninguno de los momentos en que tuvo el derecho de hacerlo.

• Ante estas circunstancias, la AEPD impone una sanción de 2.000 € a la empresa por incumplimiento del deber de transparencia e información al interesado.

¿Debo entonces responder a los CV que me remiten?

La respuesta es simple y llanamente no, siempre que se cumpla un requisito previo e imprescindible: informar de la Política de Privacidad de la empresa, en relación a los datos recogidos, en el momento en que estos se solicitan. Si informas de este hecho en el momento de la recogida del dato (el CV, en este caso), en los términos establecidos en el art. 13 del RGPD, no debes emitir ningún tipo de acuse de recibo, ya que esa información ya ha sido facilitada y el candidato ya conoce qué harás con sus datos.

Este caso me recuerda a eso tan común de incluir la Política de Privacidad de la empresa en los pies de los correos electrónicos; cuando esta información debe ser facilitada cuando se recoge el dato y no cuando ya lo tienes.

Si recoges CV en un proceso de selección o simplemente te lo envían, recuerda que….

1. Debes actualizar la Política de Privacidad de tu empresa a este hecho. En muchas ocasiones las Políticas de Privacidad publicadas en las webs de la empresas se limitan a informar de las condiciones de tratamiento de los datos recogidos únicamente por ese medio (la web); es recomendable que en esa Política informes de las condiciones de tratamiento de todos los datos que maneja la empresa, también de los CV aunque no los recibas por ese medio.
2. Colabora siempre con la AEPD; además de ser una obligación legal, hacerle ghosting a la AEPD no suele ser una buena estrategia. Desconozco en este caso concreto las circunstancias que llevaron a esta empresa a no contestar, pero como digo la AEPD suele valorar el nivel de colaboración de las empresas inspeccionadas; en algún caso incluso la inspección puede acabar con un “simple” aviso o apercibimiento.

Si tienes dudas en materia de protección de datos en relación a tus procesos de selección, ¡contacta con nosotros!

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