Registro digital del control horario
¿Qué es el control horario?
El control horario o control de presencia es un sistema implementado por las empresas con el fin de registrar el tiempo que los trabajadores dedican a las tareas laborales.
Por lo tanto, es la acción de contabilizar las horas que cada empleado ha trabajado y cómo éstas han sido repartidas a lo largo de su jornada.
Este registro incluye las horas que van desde el inicio a la finalización de la jornada, las horas extraordinarias y cualquier descanso o interrupción que pueda haber durante el día.
El control horario de los trabajadores es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, fecha en la que entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, y se reflejó en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo».
¿Cuál es el objetivo de registrar la jornada laboral?
Con el control horario se busca asegurar el cumplimiento de los horarios laborales y, al mismo tiempo, evitar abusos y fraudes en relación con el registro de las horas extraordinarias.
¿Qué novedades comportará la nueva ley?
El gran cambio que introducirá la nueva ley es la obligatoriedad de que el control horario sea exclusivamente digital, eliminando la posibilidad de utilizar los registros en papel.
Esta medida busca mejorar la transparencia y precisión del registro horario.
Por otra parte, también permitirá que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los datos del fichaje de los trabajadores de forma telemática; así, Treball tendrá acceso remoto y en directo a los registros de control horario y se agilizarán sus inspecciones.
¿Cuándo se empezará a aplicar la nueva ley?
El pasado 24 de junio se debatió y analizó el borrador del anteproyecto de ley.
Este anteproyecto establece un período de seis meses para aprobar el reglamento que defina los aspectos legales y marque las directrices sobre cómo las empresas deben implementar y gestionar el nuevo sistema de registro.
Por tanto, a principios del año 2025 será aplicable la nueva normativa en materia de control horario de los trabajadores.
¿A qué tipo de trabajadores debe aplicarse el registro del control horario?
El control horario será de aplicación para todos los trabajadores; independientemente del tipo de contrato o cargo dentro de la empresa.
¿Qué trabajadores están exentos?
Los profesionales exentos de cumplir con esta ley se dividen en tres grupos:
- Las relaciones de carácter especial, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores:
- El personal de alta dirección.
- Las trabajadoras domésticas.
- Los condenados en las instituciones penitenciarias.
- Los deportistas profesionales.
- Los artistas en espectáculos públicos.
- Los empleados con discapacidad de centros especiales de trabajo.
- Los abogados que trabajan en despachos (individuales o colectivos).
- Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación de carácter especial por ley.
- Los trabajadores con régimen específico sobre el registro de la jornada; por ejemplo: los empleados a tiempo parcial, que ya tenían la obligación de registrar su jornada diaria y entregar copia a la empresa con el resumen mensual.
- Los trabajadores autónomos y asociados a cooperativas.
¿Cómo se podrá fichar?
La nueva ley obliga a que el fichaje sea digital y, por tanto, las empresas deben contar con algún software que permita registrar las entradas y salidas de los trabajadores y lo almacene de forma informática.
Los sistemas de fichaje deben cumplir con una serie de requisitos:
- Automatización: Los sistemas deben registrar automáticamente las horas de inicio y fin de la jornada; para evitar los errores y manipulaciones.
- Accesibilidad: Los registros deben ser accesibles en tiempo real para trabajadores, representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Seguridad y conservación de datos: Los datos deben estar protegidos contra alteraciones, pérdidas y conservarse durante, al menos, cuatro años.
- Generación de informes: Los sistemas deben permitir la generación rápida y precisa de informes detallados sobre las horas trabajadas y cualquier otra información relevante.
A continuación, apuntamos una serie de métodos válidos para fichar digitalmente:
- Aplicaciones de control horario para el teléfono móvil y/o el ordenador.
- Máquinas con sistemas RFID o QR.
- Registro de TAGs desde el móvil.
- Enlaces web.
Sólo se admitirán los métodos de control horario digital; no son válidos sistemas no digitales (papel) u otros que siendo digitales vulneren algún derecho, por ejemplo:
- Sistemas biométricos: Utilizan características físicas únicas de los trabajadores como son la huella dactilar, lector de mano o, incluso, el reconocimiento facial.
Estos sistemas son una medida muy invasiva y desproporcionada que ponen en riesgo los derechos y libertades de los trabajadores (dado el valor que los datos biométricos tienen en el mercado negro).
Sanciones por incumplimiento de la nueva ley
El incumplimiento de la nueva ley de control horario puede suponer sanciones para las empresas y, como novedad, también para trabajadores.
Estamos hablando de que las multas, en función de la gravedad de la infracción, pueden oscilar entre los 1.000 y los 10.000 euros por trabajador.
Implicaciones en materia de protección de datos
La implementación de la nueva normativa sobre el control horario de los trabajadores, en cuanto a la protección de datos, supone que las empresas deban:
- Informar a los trabajadores sobre el nuevo sistema de registro horario.
- Actualizar el Registro de Actividades del Tratamiento (RAT): documento del que hablamos en este post.
- Firmar contratos de tratamiento de datos con la empresa que gestione el software.
Autora: Sandra Santiago, Abogada.
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